WEBマーケティング 起業・独立・開業

個人事業主にこそおすすめしたい業務効率化のITツール

投稿日:2017年3月8日 更新日:

Google ドキュメント

企業はもちろんのこと、個人事業主にとっても業務の効率化は死活問題ですが、業務効率化と一口に言っても、自分だけでコントールできるものもあれば、お客さんとの関係性の中でコントロールしなければならないものもあります。

企業の中で働いていると、業務効率のためのグループウェアが導入されているのは、もはや当たり前のことですし、プロジェクトを進める上での管理ツールやサービスなどを使いこなせるかどうかは、プロジェクトの作業効率に大きなインパクトがあります。

ですが、個人事業主の中には、こうしたツールやサービスの存在を知らなかったり、使うことを嫌がったりして、未だに古くからの方法で仕事をしている人も結構いるんですよね。もったいない。

ツールやサービスを活用して仕事をするのとしないのとでは、効率は大きく違ってきます。

というわけで、今回は個人事業主にこそ活用してほしい効率化のツールの中でもメジャーなものをいくつかご紹介したいと思います。

Google ドキュメント

エクセルやワードのような書類をブラウザで使うサービスです。自分のPCの中にファイルを保存するのではなく、クラウド上にデータを保存するので、いつでもどこでも書類にアクセスできますし、プロジェクトメンバーとドキュメントを共有することができます。

Google ドキュメント

ワードに相当相当するドキュメント、エクセルに相当するスプレッドシート、パワーポイントに相当するスライド、なんかがあります。

例えば、ドキュメントを使って文書を共有しながら、校正したり、スプレッドシートを使って、プロジェクトの課題を管理するシートを作ってクライアントと共有したりといった活用方法があります。

自分のパソコンの中に保存したファイルをメールに添付して交互に送りあって更新するとか、めちゃくちゃ効率悪いですよね。ファイルのバージョン管理も大変だし。

クラウド上で管理すれば、パソコンからでもスマホからでもアクセスできます。

Backlog(バックログ)

プロジェクト管理ツールです。チームで作業をする時にマイルストーンやスケジュール、タスク、課題などを共有しながらプロジェクトを進めることができます。

Backlog

複数のメンバーが参加するプロジェクトでは、メンバーごとにさまざまなタスクが走っているので、プロジェクトマネージャーは、それぞれの進捗や誰がボールを持っているのかを管理する必要があります。この手の管理ツールなしにはプロジェクトは回せないですね。エクセルでやるとか無駄な労力かと…。

プロジェクト管理のためのツールやサービスは他にもいろいろありますが、バックログは操作が簡単なので、初めての人でも使いやすいんじゃないかなと思います。

Dropbox

インターネット上にデータを保存しておけるオンラインのストレージサービスです。クラウド上にデータを保存しているので、PCやスマホなどからアクセスをしてデータの編集をすることができます。

Dropbox

Dropboxはデータを保存しておくだけではなく、ファイルやフォルダの共有ができるのが特徴です。

共有フォルダを使ってファイルの受け渡しができるのはもちろん、共有した相手とデータを一元管理することができるので、ファイルを送ったり受け取ったりといったやりとりの必要がないので便利ですね。

チャットワーク

いわゆるビジネスチャットのツールです。

チャットワーク

文字ベースのコミュニケーションに懐疑的な人もまだまだ多いようですけど、電話やスカイプで話すよりも要件を端的に伝えることができるので、コミュニケーションはかなり効率化を図ることができます。

ビデオや音声での通話もできますが、まぁ使わないかな。

電話やスカイプなどの「話す」という行為は、時間を拘束されるし、要件以外の会話も発生することが多いので、タスクレベルだと無駄が多いなと思います。

「終わりました」「了解です」で2、3秒で済むものが、会話だと「お疲れ様です〜」から始まりますからね。

チャットでの会話の内容が残っているので、後で読み返すこともできるし、タスク管理やファイル共有も可能です。

僕は大きなプロジェクトでは、Slackというサービスを使って情報共有をしたりコミュニケーションをとっているのですが、交互にコミュニケーションをとるメールはもはやプロジェクトのコミュニケーションは向かないですね。

サービスを使いこなして業務を効率化しよう

今回は、超有名どころをご紹介しましたが、上記以外にもたくさんのツールやサービスがあるので、いろいろと探して使ってみてはどうでしょうか。

Evernoteを使っている人は多いと思いますが、Evernoteにも共有機能がありますしね。

こうしたサービスを使うようになると、場所と時間の制約から逃れられるのはもちろん、管理コスト(時間・お金)も削減できます。メールの中から添付ファイルを探す時間って無駄だし、古いバージョンのファイルを送ってしまった…なんていうミスもなくすことができます。

世の中にはこうした便利なツールやサービスがあるのに、よくわからないから使わないとか、クラウドは怖いとか、なんともったいないことか…。

クラウド怖いと言っている人が、重要なオフィスドキュメントにパスワードもかけずにメールを送ったりしているのが現状なんですよね。

仕事を進めるのに情報の共有が必要なのは言うまでもありませんが、こうしたサービスを使わない人や使いこなせない人がいると、その人に引きずられて自分のパフォーマンスも落とすことになりますし、逆もまた然り。

こうした情報に疎い個人事業主の方を見かけることも多いのですが、ムダが多いなぁと思います。でも、問題は、そのムダに気がついていないことなんですよね。

僕はこうしたツールやサービスを活用して効率化していくことにクライアントをどんどん巻き込んでいきたいと思っています。

-WEBマーケティング, 起業・独立・開業

Copyright© 起業家のためのWEBマーケティング講座 , 2018 All Rights Reserved.